Je tu nový rok a spoustu dalších příležitostí, kdy budete organizovat akce. Pro klienty, pro vaše šéfy, týmy nebo třeba pro své blízké a svůj osobní branding. Akce obohatí virtuální realita, hlavní téma bude, jak zlepšit udržitelnost a společenská odpovědnost. Odvážnější vyzkouší umělou inteligenci, rozšířenou realitu a další nové technologie i vychytávky, jak efektivně uspořádat akci nebo jak moc netradiční místo pro jejich akci vyberou. Přesto bych ráda zdůraznila ještě poslední stavební kámen pro každý event - tím je tým a plán. Základ zůstává stejný - jasný plán a nezapomínat na cíle akce. V předchozích článcích jsem se zaměřila na rozpočet, cíle akce a na co nezapomenout jako první. Důležitým bodem každé akce je tým Bez toho by to totiž nešlo. Nejenom, že s týmem probíráte nápady, plány a krizové situace, ale můžete si často vypomáhat, když ten druhý nemůže. Můžete říct, že akce organizujete sami a zvládáte, ale jen si chyťte do svého vlastního svědomí, zda to tak opravdu je - s kým se radíte, s kým probíráte nápady a kdo vám dělá hostesku nebo produkčního na place. Málokdy jste na to sami. Podle velikosti eventu a rozpočtu si postavte tým. Na začátku se to může zdát jako “zbytečný” náklad, ale ve výsledku vám to ušetří čas i nervy. Alespoň v té optimální variantě. Tým o velkém počtu nemusí být postaven hned ze začátku. Když začínáte event plánovat, postačí vám společník, spoluorganizátor nebo si vystačíte sami. Postupně do toho můžete pak zapojit kolegu, který bude mít na starosti partnery, venue, někdo zase marketing, program a další. Všechno nemusíte dělat sami Pokud organizujete menší akci, kde to zvládnete sami, můžete zapojit například rodinu, kamarády nebo i dobrovolníky. Nemusíte hned sahat “do placených hostesek”. Nicméně i tak zastávám názor - odměňujte i ty, kteří pro vás dělají “zdarma”. Pořádek dělá přátele a v rodině to platí obzvlášť. Nemusíte jako odměnu používat jen finance, ale můžete to nakombinovat s nějakým pěkným dárkem a poděkováním. V dnešní digitální době potěší i komplimentka doručená poštou, kurýrem. Přesto k sobě buďte přísní, alespoň určitou dávkou upřímní. I když si myslíte, že to zvládnete všechno sami, právě pro ten klidný spánek je vhodné se s určitými úkoly podělit. Delegujte. I kdyby se mělo jednat o registraci hostů nebo nákup papírových tašek pro dárky. A delegujte včas! Ujasněte si zodpovědnosti a jak spolu budete v kontaktu Vždy je dobré si se spoluorganizátorem ujasnit role a očekávání v celém projektu, eventu. Usnadní vám to komunikaci a případné neshody. Pro koordinaci mezi realizačním týmem si ujasněte, jaké nástroje budete používat, ať už se jedná o Google dokumenty, nástroj na správu projektů a úkolů - já používám například Asanu. Nezapomeňte také na aplikace pro prodej vstupenek a registraci účastníků v den akce. Stanovte si pravidelné status meetingy Ty můžete mít po telefonu, skypu nebo osobně, existují samozřejmě i jiné nástroje, ale to vše záleží na domluvě, aby to bylo praktické pro všechny. Když jsme organizovaly Konferenci Ženy v Byznysu, měly jsme týdenní statusy a jak se blížil den konference, každé ráno probíhaly 5minutové nahrávky po Whatsappu: rychlý status úkolů úkoly pro daný den Pokud jste na organizaci sami, udělejte si pravidelné kontroly i pro sebe - mějte každý večer před spaním 5 minut a napište si, co jste udělali a co uděláte zítra. Pomůže to urovnat myšlenky a třeba přijdete na něco, co ještě nemáte zařízené, zkontrolované. Ostatně tohle je dobré pravidlo i při jiných projektech než jen u organizace akce. V týmu k sobě buďte upřímní. Nebojte se přiznat, že máte špatný den, nebo že jste to nestihli. Jen tak předejdete problémům při organizaci a jen tak si můžete pomoc. Od toho jste tým. Přesto však musí existovat i určitá dávka sebereflexe. Musí existovat dobrý plán celé akce! Každý plán se bude lišit podle formátu akce a celého programu. Ale mějte ho připravený. I kdyby byl jen na papíře a doma jste si odškrtávali, co máte hotové. Prostory - hotovo Catering - v jednání Hotová webová prezentace - hotovo Jak budete celou akci prodávat? - v procesu Seznam účastníků - hotovo Seznam řečníků - hotovo Příprava vizuálních prvků akce - to do Odeslání pozvánek Vymyslet program a další...... Co je třeba vyrobit apod. - tady budou důležité deadliny. Počítejte s rezervou nejen pro sebe, ale také kvůli třetím stranám. V létě vás mohou překvapit celozávodní dovolené a před Vánocemi dlouhé dodací lhůty. Takových úkolů budete mít spousty, právě podle formátu akce. Pro složitější akci si můžete plán rozdělit do hlavních sekcí a podúkolů (dílčích úkolů). Například Finance, Řečníci, Partneři, PR, Marketing, Venue, Účastníci, Dodavatelé, Priority a další. Vše závisí na vašem nastavení a stylu práce. Buď jste velký detailista a potřebujete mít ve všem systém a přehled, nebo to necháváte více na improvizaci a reagujete na vzniklé situace až nastanou. Improvizace je určitě namístě, ale podle mě až v daných vzniklých situacích na místě akce, kdy už to nemůžete ovlivnit. Plán by měl také obsahovat statusy daných úkolů, zodpovědné osoby, deadliny, scénáře. Bude také obsahovat úkoly od A do Z, od počátku plánování akce až po samotnou realizaci a dny po akci. V den akce to totiž nekončí. Nezapomínejte také na důležité milníky a jak budete event propagovat směrem k veřejnosti / cílové skupině. Od pozvánek, webové stránky nebo registrační formuláře. Den před akcí pak posílám celému organizačnímu týmu a zúčastněným ze strany zadavatele krátkou sumarizaci, případné instrukce a ujišťuji se tak, že jsme všichni připraveni na den “D”. Budete se divit, ale už párkrát jsem den před akcí dostala zprávu, že si hosteska myslela, že je to až od 2 dny později apod. Jak se říká, důvěřuj, ale ověřuj. Jaká nástroj použít pro plánování akce? Já k plánování akcí používám především online nástroje, které jsou dostupné zdarma, například Google dokumenty a Asanu. Je to také vhodné pro kooperaci ve více osobách. Ale na co nedám dopustit je také papírový blok, který nosím všude s sebou a klasické post-it papírky. Ty mám v týdnech plánování vylepené na místě, kde je uvidím každé ráno. Většinou duplikují Asanu nebo spíše doplňují - na začátku ve shonu využiji papírky, abych na něco nezapomněla a večer před odchodem z kanceláře přepisuji do Asany. Případně mi také slouží jako vytáhnutí si priorit, co je třeba v ten den určitě posunout. Není lepší odměna, když můžete papírek zmačkat a vyhodit, že jste úkol splnili:) Papírový blok poslouží pro úvodní meeting a cíl akce - já tvořím myšlenkové mapy pro ujasnění všech “stavebních kamenů”, o který se píše jednotlivých dílech tohoto seriálu. Ale poslouží skvěle také při vyjednávání s partnery - vypadá to efektně a ne vždy je nutné vytahovat “tablet”. Co je součástí každé akce a nesmíte na to určitě zapomenout? Catering Občerstvení je opravdu důležitá součást každého eventu. Návštěvníci nemohou být hladoví, myslete na to už od začátku akce. Akce je už od rána? Nezapomeňte na kávu a nějakou malou snídani. Složení cateringu by mělo odpovídat formátu akce a programu, během dne se může lišit. A samozřejmě rozpočtu. Je také vhodné mít více přestávek, coffeebreaků, aby návštěvníci nebyli hladoví a bez energie. Naopak, pokud chcete, aby zůstali soustředěni, nevybírejte pro složení cateringu guláš se šesti a vydejte se třeba lehčí formou občerstvení. U žen se nemusíte bát vegetariánské kuchyně. V dnešní době ji ocení i muži. Kombinujte sladké, slané, ovoce a saláty. Ne vždy musí být jen teplý catering. Vyhýbejte se aromatickým sýrům, rybám a cibuli, s česnekem. Myslete na alergie. Pokud pořádáte firemní akci od zadavatele a ten svůj tým, hosty zná, nebojte se zeptat, co je pro něj kritériem pro catering. Můžete se často dostat k informaci, jaké nechtějí pivo nebo, že opravdu chtějí ochutnat vína předem. Často se také předem organizuje ochutnávka cateringu. Ale to se vše odvíjí od důležitosti a povahy akce. Konference pro 150 a více lidí má stejně tolik chutí. Tedy buďte univerzální. Pozn. Nejčastějším “kamenem úrazu” je káva. To je věčný problém. Myslete na to dopředu. Když nemáte kvalitní stroje, nabídku a musíte nabídnout kávu v termoskách, zkuste nakoupit alespoň tu nejkvalitnější nebo vybídněte návštěvníky, že lze koupit kávu na vlastní náklady přímo od obsluhy v restauraci v daném prostoru. Nebojte se to říct. Zkuste vymyslet možnosti spolupráce s nějakými kávovými kapslemi, kdy si může návštěvník kávu udělat sám. Hledejte cesty, jak to zjednodušit, ale ne na úkor kvality. První dojem vyhrává Už při příchodu návštěvníků na akci je dobré myslet na první “wow” efekt. Ať už to jsou balonky u stropu, usměvavé hostesky u prezentace a dárkové taštičky, velká LCD obrazovka s nějakým zajímavým textem, vizuálem dle konceptu akce, skvělý uvaděč s bublinkami nebo kvalitní směrovky, kdy návštěvník nemusí hledat šatnu a hlavní sál. Ano a toalety. Tohle všechno může první dojem ovlivnit. Nezapomínejte na detaily i při plánování dekorací! A v případě konference nápadité dárky pro řečníky. Pracujte s prostorem a co nabízí. Partneři a dodavatelé akce Většinou se akce neobejdou bez partnerů akce. Myslete na ně a dejte jim dostatečný prostor pro jejich prezentaci. Snažte se být individuální ke každému z nich. Ano, i partnerům a dodavatelům nabídněte občerstvení. Nezapomínejte na záznam akce Fotografie, video, Instastories, Livestream - mluvte se svými účastníky před akcí, během akce i po eventu. Zpětná vazba a co se děje po akci Akci máte za sebou. Je třeba zjistit, zda se naplnil cíl. Vyhodnoťte si v týmu, co se povedlo a co ne. Napište si rovnou, na co si dát pozor pro příště. Až budete zase organizovat podobnou akci, lehce na zapomenete. Pokud jste hostům slíbili nějaký bonus, jako například prezentace, tajné tipy od řečníků, nezapomeňte slib dodržet a přidejte to do děkovacího emailingu, který budete posílat všem hostům. Pokud máte na akci fotografa, můžete sdílet vybrané fotografie z akce ještě ten den, večer. Je to hezké gesto a návštěvníci jsou často plní dojmů a potěší je to a budou to sdílet. Pokud jste akci organizovali pro klienta, zeptejte se také na jeho dojem a zpětnou vazbu. Často dostává právě on feedback od obchodních partnerů, hostů. Pokud má akce za cíl podporu brandu na veřejnosti, nezapomínejte na tiskovou zprávu a PR podporu. Poučte se pro příště a sbírejte zpětnou vazbu Ptejte se návštěvníků. Co se jim líbilo, co by udělali jinak. Pošlete jim online dotazník do e-mailu. Nejlépe ještě druhý den po akci, dokud si vše dobře pamatují. Poděkujte jim za účast a pokud si myslíte, že vám dotazník nevyplní jen tak, nabídnete jim za to nějakou odměnu. Třeba speciální template pro byznys plán. Pokud to bylo součástí vaší akce:) A jak tedy mít to zmiňované klidné spaní? Mějte checklist. Na nočním stolku stačí malý bloček a tužka - když si na něco vzpomenete, napište si to. Pomůže od toho, abyste na to museli myslet celou noc. Já používám například nástroj Google Keep. Ten mám synchronizovaný i s počítačem a zapisuji si tam všechno, co mě napadne, podle různých “nástěnek”. A když máte pocit, že se to na vás sype - koukněte do svého plánu a ujistěte si, že jste dobří, a že to dáte! Koukněte se na to okem - svým, návštěvníka akce a případně zadavatele. Mně pomáhá si vizualizovat “cestu” daného účastníka od doby, kdy vkročí ke vstupu akce. Tip: vizualizujte si potřeby návštěvníka už i v době, kdy dostane Save the Date. Tam to totiž začíná. Začne řešit dress code, jak se tam dostane a kde případně zaparkuje. Ulehčete mu cestu jeho plánování už na začátku. Vyvarujete se pak různých krizových situací na místě a v den akce, kdy nemáte tolik času brát telefony a odpovídat na dotazy. Připravte se psychicky i na to, že všechno nebude 100%. I když zkoušíte ještě hodinu předem ozvučení, vypadne zvuk nebo WiFi připojení. Nepojede metro a řečník si splete den akce. To všechno se může dít. Mějte připravený plán B, a potom ještě plán C. Poučte se z předchozích akcí. A pokud je to vaše první - nebojte se zeptat zkušenějších.

V předchozím článku jsme rozebrali první základní “stavební kameny”, na které je důležité si odpovědět, abyste docílili očekávaného výstupu díky vaší akci. Ale to není všechno! Je dobré se inspirovat u někoho jiného, poučit se z toho, co nedělat a co naopak funguje. Stejně tak svou důležitou úlohu hraje rozpočet. Bez toho se obejde opravdu málokdo, a pokud organizujete akci pro vašeho klienta, bude to kromě kreativního konceptu, jeden z vyžadujících dokumentů na meetingu. Přečtěte si druhý díl seriálu: Jak připravit úspěšnou akci a mít klidné spaní. Podívejte se, jak to dělá někdo jiný Je to svým způsobem analýza toho, co už na trhu existuje, jak můžete svoji akci obohatit, čeho se vyvarovat, jak to dělal někdo jiný. Doporučuji také inspiraci v zahraničí. Zajímavým zdrojem nápadů je Pinterest. I když tam nenajdete přesně to, co hledáte, inspirujte se a přizpůsobte si to k obrazu vlastního eventu. Na Pinterestu se vyplatí hledat podle klíčových slov a ty “skládejte k sobě”. Ujasněte si formát a styl akce Bude to akce na jedno odpoledne, dva dny nebo na celý víkend? Jedná se o zábavnou akci nebo je nutné zahrnout i určité části formalit, jako například projev jednatele? Nezapomeňte, co člověk / klient, to jiné očekávání. Odpovězte si také znovu na dotaz “co si má návštěvník z akce odnést”. Má se “jen” dobře pobavit, nebo se něco naučit? Častým důvodem je také zapamatování vašeho brandu nebo stmelit tým. Pokud je to akce pro rodiny s dětmi a přitom se jedná o byznys akci, myslete na detaily. Připravte si všechny scénáře, které mohou nastat. Jako například situace, kdy se děti nudí a vyžadují pozornost u rodičů. Pracujte s tím, co nabízí místo akce. Má nějakou naučnou stezku? Má tělocvičnu nebo dětský koutek? Když ho dané místo nenabízí - vytvořte si ho Počítejte s animačním programem pro děti a věřte, že rodiče vám budou vděčný. Budou si moci v klidu vypít skleničku a užívat si networking. U animačního programu myslete na rizika, které mohou s dětmi nastat - souhlas rodičů, ostré předměty, pokud budete něco vyrábět a jiné. To vše se také odvíjí od cíle akce. Pokud chcete získat kontakty, formát a styl akce přizpůsobte formát tomuto cíli. To můžete provést zajímavou soutěží nebo tombolou, pokud je k tomu vhodná cílová skupina. Nezapomínejte na GDPR souhlas. Pokud se třeba bude jednat o podporu brandu jako takového a zároveň získání kontaktů na relevantní zákazníky? Uspořádejte den otevřených dveří se zábavný programem a nebo třeba workshop, který bude zaměřený na určité téma. Pamatujte, že workshop je o oboustranné interakci, není to jen přednáška. Chcete eventem sdělit příběh značky a její historii? Zapojte do eventu také zaměstnance, kdo jiný než oni tvoří příběh firmy. Potřebujete sdělit zaměstnancům cíle a strategii na další rok? Proč to neudělat jinak a pozvat je někam, kde spojíte příjemné s užitečným? Bude to zároveň jako bonus a teambuilding a nemusí to stát miliony. (příklad: cesta vlakem, výšlap k Lesnímu baru s opečením buřtů a závěr na horské chatě s přespáním, kdy druhý den proběhne ta formální část). Zajímavým příkladem je také projekt Eshopista.cz, kde pořádají různé formální i neformální akce a budují tak komunitu kolem sebe a nenuceně tak budují brand společnosti Acomware. Styl akce se může také lišit tím, jestli se jedná o sportovní dny, nebo večerní formální akci. Na sportovní dny pošlete účastníkům přesnější popis toho, na co by neměli zapomenout. Předejdete tak nepříjemným situacím a hlavně špatnému pocitu účastníků. Přesto je vhodné mít vždy “náhradní KPZ” u sebe. :) Jako jsou třeba pláštěnky nebo chrániče na podpatky, pokud je akce venku. Na večerní formální párty postačí zmínka o dress codu a kdy akce začíná. Tohle všechno je dobré si ujasnit než začnete připravovat akci a zvát hosty. Také záleží, zda je akce tajná a nebo chcete odkrýt vše hned na začátku. To bude potom souviset s celkovým konceptem a komunikací. Hosté se musí bavit a mít dostatek jídla a pití. U plánování celkového programu mějte opět na paměti cílovou skupinu akce. Například u akce pro pozvané hosty, kde se jedná především o prezentace a networking, není nutný přehnaný program. Postačí například prezentace kvalitního vína, dobrý catering a dostatek přestávek pro networking. Ozvláštnit to můžete nějakým bonusem, ať už módní přehlídkou, prezentací designového produktu nebo třeba virtuální realitou. Nebojte se jít i do něčeho netradičního, čím můžete hosty překvapit. Důležité je promyslet daný harmonogram, co vše stihnete a nebylo to pro účastníky příliš nucené. Chcete, aby probíhal networking za účelem obchodu, kontaktů? Neplánujte povinnou zábavu, třeba jako řízená ochutnávka vína. I to lze udělat nenuceně. Při rozhodování o formátu akce vám může také pomoci zpětná vazba z minulého ročníku a také se nebojte zeptat svých kolegů. Nebuďte příliš komerční a nechejte účastníkům určitou dávku nenucené a přirozené zábavy. Pamatujte také na to, že není nutné za každou cenu akci “přeplácat” moderními technologiemi, programem a dalšími vychytávkami. Stále je důležité, aby byl event srozumitelný především pro účastníky. Rozhodnutí o termínu akce je vždy peklo na zemi Podle formátu akce je vhodné najít optimální termín. Ale pozor, není to úplně jednoduché. Berte v úvahu svátky, jarní prázdniny, sezónnost, podobné akce ve stejný termín. U soukromé akce to zase mohou být jiné důvody. Jedná se o cílovou skupinu lidí z officu, kteří si to platí ale sami pro svůj rozvoj? Vyberte večerní čas. Nebo naopak snídani. Když pořádáte konferenci nebo workshop - je vhodné si udělat průzkum, jak se časově pohybují akce podobného typu a pak nezbývá nic jiného, než to risknout. A oznámit termín, co nejdříve. Ujasněte si místo akce Spolu s termínem, formátem akce si ujasněte místo akce nebo minimálně specifikaci takového místa, abyste se mohli pustit do hledání. To vše se promítne do rozpočtu nebo naopak dle rozpočtu budete takové místo hledat. Tip: Můžete si také zahrát na “secret akci” a účastníka zapojit do příběhu akce a tím opět získáte čas - najít správné místo. Přesto však neotálejte, oblíbená místa jsou brzy plná. Podle formátu akce a cílové skupiny budete také vybírat styl oznámení. V dnešní době vyhrávají sociální sítě, emailingy, ale pokud se jedná třeba o nějakou důležitou akci pro obchodní partnery, klienty - nebojte se použít tištěnou pozvánku a tu pak doplňte o email a soukromou FB událost. Odvíjí se to pak od kreativního konceptu akce. BUDGET! Důležitým prvkem každého eventu je rozpočet. Stejně jako pro marketingové kampaně, tvorbu e-shopu nebo stavbu domu:) potřebujete rozpočet. Bez rozpočtu nezjistíte, za kolik prodat vstupenku, nezjistíte kolik můžete věnovat do akce z vlastních prostředků a za kolik je nutné sehnat partnery. Bez rozpočtu nebudete moci vyhodnotit celou akci. Jaký byl plán, o kolik jste prodělali a v té lepší variantě, kolik jste vydělali. Do rozpočtu si zaneste vše, co vás napadne. I kdyby tam měla být nulová částka, tak ji tam dejte. Nikdy nevíte, kdy se to může změnit. Do rozpočtu si také přidejte očekávané příjmy - například od partnerů akce nebo z prodeje lístků. Nezapomínejte na marketing. A je dobré si ujasnit, jaké ceny si zapisujete - včetně DPH nebo bez DPH. Je to akce, kde prodáváte vstupenku a stále nevíte, za kolik lístek prodat? Doporučuji si udělat průzkum podobných akcí kolem vás, spočítat si náklady, zvážit váš brand, historii, a to vše zanést do ceny lístku. Nastavte strategii a laťku, přes kterou nechcete jít. Pracujte i s tím, že je lepší dát o trochu vyšší cenu, abyste měli prostor pro “výhodnější ceny” pro určité organizace a zájmové skupiny v rámci spolupráce. Třeba právě barter za propagaci. Ale vše závisí na strategii eventu. Mezi náklady můžete / nezapomeňte zahrnout: odhad vašeho času náklady na organizační tým pronájem prostorů technika, catering, ubytování catering a dekorace řečníci program logistika marketing (vizuály, tisk, spending na reklamu, PR) další materiály a dárky počítejte také s rezervou, ne vždy naplníte celou kapacitu (pokud se třeba jedná o konferenci) Na internetu existuje mnoho šablon pro rozpočty eventů. Ale je dobré si to přizpůsobit povaze vaší akce. Postačí vám třeba jednoduchý Google sheet. Máte nějaký tip na dobře sestavený rozpočet? Podělte se o něj s kolegy z oboru. V příští díle se zaměříme na tým a plán akce.

Existuje vůbec kompletní návod na to, jak připravit úspěšný event? Je vůbec reálné, abyste měli klidné spaní týdny před akcí a to nemluvím o večeru před tím dlouho očekávaným dnem? Kdybyste se mě zeptali a já měla odpovědět v prvním okamžiku - odpovím, že ne. Ale to k tomu prostě patří. Organizace akcí s sebou nese nejen určitou dávku napětí, připravenosti a improvizace, ale také velkou odměnu za to, když se akce povede. Ta chvíle, kdy dostanete pozitivní zpětnou vazbu a vy můžete zaklapnout notebook, dát si nohy nahoru a dopřát si alespoň jeden den odpočinku. Akce pro vás totiž nekončí tím, kdy odchází poslední účastník. Čeho se tedy držet při plánování každé akce? Nelze napsat kompletní návod, protože existuje mnoho formátů, účelů akcí a každá s sebou nese svoje specifika. Je rozdíl, jestli budete plánovat svoji svatbu, narozeniny, firemní teambuilding nebo byznys networkingovou akci pro pozvané hosty a stejně tak se bude lišit plánování a realizace konference nebo workshopu. Nicméně princip plánování a realizace eventu lze postavit na základních “stavebních kamenech”, podle kterých se řídím a mám je jako takový základní osobní checklist. Jiný pohled budete mít jako koordinátor akce uvnitř firmy, event agentura, zadavatel nebo externí event manažer. Přesto byste při plánování akce neměli zapomínat právě na tyto základní kroky. Jednotlivé body jsou všechny stejně důležité a obsáhlé, proto jsem tento článek rozdělila do několika dílů. Celkově se budeme zaměřovat především na tu komerční část. V první části probereme 3 hlavní body, které je vhodné řešit jako první. Už v tu chvíli, kdy víte, že akci budete organizovat. Jak dlouho předem plánovat akci, aby se povedla? Začněte minimálně 3 měsíce dopředu! Pokud chcete akci na místě, které patří mezi přední příčky oblíbených míst poloviny středních Čech nebo Moravy, musíte plánovat hodně dopředu a priorita mezi úkoly bude rezervace místa “venue”. To je pak třeba provést minimálně půl roku až rok dopředu Už včera bylo pozdě. Tohle nejčastější uslyšíte od klienta, vy sami to několikrát odpovíte svým dodavatelům a je dobré mít tohle na paměti, aby vás to posouvalo vpřed. Určitě není vhodné používat frázi: “ještě je čas”. Bude také rozdíl, pokud chcete workshop pro 30 lidí nebo firemní akci pro 200 lidí a nejlépe ještě s ubytováním. Tohle všechno je třeba zohlednit při plánování akce a připravit si priority, které je nutné vyřešit jako první. Máte za úkol zorganizovat VIP akci pro obchodní partnery za 3 týdny? Všechno jde. Jen to chce zohlednit cíle, formát akce a zavčas odeslat Save The Date. Získáte čas navíc :) Pokud spolupracujete s klientem dlouhodobě a máte představu o rozložení pravidelných akcí, počítejte s tím dopředu a mějte připravený kalendář milníků, aby vás něco nepřekvapilo. Určitá flexibilita je v tomto případě namístě. Když s tím počítáte, máte nasmlouvané dodavatele, je pak na individuální domluvě a rychlé improvizaci, jak celou akci přesunout. To se může stávat například, když otevíráte pobočku a není zkolaudováno nebo se objeví jiné technické faktory, které ovlivní termín akce. V tu chvíli nastupuje úplně jiný styl plánování - přeházíte svoje priority, harmonogramy. Ale i tak to musí mít svůj systém. Přesto doporučuji pro větší akci začít minimálně 3 měsíce předem. Pozn. Můžete naplánovat svoji akci také na tzv. “punk”. Jako třeba moje kamarádka, která týden před svojí svatbou změnila místo:) ale to je jen pro otrlé duše a ne úplně použitelné pro firemní, komerční akci. Na co myslet při plánování akce? Ujasněte si, co je cílem akce Za jakým účelem akci organizujete? Těch účelů může být několik, měly by kopírovat / reagovat na vaši strategii, marketingový plán. Nemusí to vždy znamenat jen okamžitý zisk. Mezi účel akce můžeme zahrnout: ✓ Podpora značky, která v dlouhodobém hledisku přinese právě ten očekávaný zisk ✓ Získání nových kontaktů pro následné oslovení ✓ Prezentace obchodních cílů firmy ✓ Uvedení nového produktu / služby na trh ✓ Vzdělávání ✓ Oslava určitého milníku a poděkování obchodním partnerům ✓ Odměna pro zaměstnance ✓ Teambuilding - najít správného leadera v týmu ✓ Budování komunity ✓ Byznys networking a další. Odpovědí na účel akce vám pomůže při dalším plánování. Určete si, co budete měřit a jak to také budete vyhodnocovat. Cíle akce by měly být následně měřitelné. Pokud chcete získat nové zákazníky, budete sledovat nejenom návštěvnost akce, atmosféru, zpětnou vazbu od obchodníků a managementu, ale také počet potenciálních obchodů, získaných kontaktů “leadů”. Nezapomeňte vše srovnávat s náklady a skutečným rozpočtem. Odpovězte si vždy na otázku: Proč daný event dělám? Měřit interakci na akci můžete například také podle použitých hashtagů na sociálních sítích, které si předem založíte. Pozor, musí být unikátní, abyste je dobře identifikovali. Sledujte a “vybízejte” účastníky k interakci Pokud to povaha akce nabízí, můžete využít určité aplikace (například Sli.do, Eventee, Myia, Attendify….), sledovat, kolik lidí je online a jak mezi sebou interagují. Cíle si dávejte realistické. Upřesněte si, kdo je návštěvník akce Když připravujete marketingové kampaně, připravíte si persony. To stejné si připravte i pro váš event. Napište si, ujasněte si, kdo je váš zákazník, kdo bude vaším hostem celé akce a co by si měl z akce odnést. Co má rád a reagujte na to, jak moc ho znáte a co o něm víte. Jsou to podnikatelé na volné noze, rodiny s dětmi, nebo přímo specialisté v daném oboru, obchodní partneři? Jedná se o B2B nebo B2C zákazníky? Hosté budou převážně ženy ve věku 35 let? Nebo naopak generace Z. Na každou takovou cílovou skupinu platí něco jiného. A vy musíte pracovat s jejich očekáváním a také nezapomínejte na jejich kulturu a odkud na vaši akci pojedou. Příklad: Pokud plánujete akci pro obchodní partnery, dodavatele, členy klubu - máte výhodu, že je znáte. Pracujte s tím. Víte, že ocení zajímavé designové výrobky nebo rychlá auta? Vezměte je do hezkého showroomu, zkuste oslovit partnera nějaké exkluzivní automobilky. Můžete na to jít také kontrastem a pozvěte své hosty do industriální polorozpadlé haly, kde se prezentace produktů bude vyjímat. Budete mít na akci partnery z vyšších vrstev? Víte však, že se rádi baví, mají dost toho všeho škrobeného chování? Pozvěte je na vaření guláše v kotlíku na ohni nebo na “kurz přežití”. Nebojte se být netradiční. Chcete navázat na obchodní cíle firemní strategie a prezentovat výsledky čtvrtletí? Oprostěte se od šedých zasedaček a spojte to třeba s piknikem. Co když potenciální hosty neznám? Pracujte s tím, jaké hosty tam chcete vy a kdo je relevantní účelu akce a vaší značce, produktu nebo službě. Organizujete vzdělávací workshop, ale o svých účastnících znáte jen pohlaví a že jsou začínající podnikatelé? Nabídněte jim možnost praktického networkingu. a určitou přidanou hodnotu, aby si něco odnesli. V případě maminek na mateřské dovolené neuškodí dětský koutek, hezké posezení u kávy, když si budou užívat danou akci. Napište si, co mají potenciální účastníci společného a jaké mohou mít očekávání. Například, pokud chcete díky akci odprezentovat výhody vašich bio výrobků, pozvete například hosty, kteří mají blízko k veganství, mají rádi zdravý životní styl a berou ohled na přírodu. Ptejte se: Co takový návštěvník řeší a proč by přišel na moji akci. Když budete znát svoji cílovou skupinu, pomůže vám to nejen v tom, kde ji budete hledat, ale také jak ji oslovíte a “zabavíte”. Tip: Pro ujasnění cílové skupiny a účelu akce si uspořádejte rychlý brainstorming se svým kolegou, spoluorganizátorem. Nebojte se požádat i vašeho klienta na úvodní schůzce. Postačí vám například magnetická tabule a post-it papírky. A když je zrovna nemáte po ruce, vezměte blok a nakreslete si myšlenkovou mapu. Takto jsme s Katkou plánovaly i první ročník konference Ženy v Byznysu. Ptejte se, odpovídejte a napište si známá fakta, které znáte. Od toho se odpíchněte. Tato myšlenková mapa vám pomůže i v dalších krocích - nejen pro připomenutí, ale také pro upřesnění formátu akce a programu. Pokud nejste fanoušci kreslení, zkuste třeba online řešení, já znám Stormboard nebo Note.ly, případně také Coggle.it. Pokud máte nějaké osobní zkušenosti, dotazy, určitě mi neváhejte napsat. Můžeme si svoje tipy vyměnit a poučit se pro další akce. Příště se zaměříme na další 3 důležité kroky: Inspirace, Rozpočet a Formát akce