Existuje vůbec kompletní návod na to, jak připravit úspěšný event? Je vůbec reálné, abyste měli klidné spaní týdny před akcí a to nemluvím o večeru před tím dlouho očekávaným dnem? Kdybyste se mě zeptali a já měla odpovědět v prvním okamžiku - odpovím, že ne. Ale to k tomu prostě patří.
Organizace akcí s sebou nese nejen určitou dávku napětí, připravenosti a improvizace, ale také velkou odměnu za to, když se akce povede. Ta chvíle, kdy dostanete pozitivní zpětnou vazbu a vy můžete zaklapnout notebook, dát si nohy nahoru a dopřát si alespoň jeden den odpočinku.
Akce pro vás totiž nekončí tím, kdy odchází poslední účastník.
Čeho se tedy držet při plánování každé akce?
Nelze napsat kompletní návod, protože existuje mnoho formátů, účelů akcí a každá s sebou nese svoje specifika.
Je rozdíl, jestli budete plánovat svoji svatbu, narozeniny, firemní teambuilding nebo byznys networkingovou akci pro pozvané hosty a stejně tak se bude lišit plánování a realizace konference nebo workshopu. Nicméně princip plánování a realizace eventu lze postavit na základních “stavebních kamenech”, podle kterých se řídím a mám je jako takový základní osobní checklist.
Jiný pohled budete mít jako koordinátor akce uvnitř firmy, event agentura, zadavatel nebo externí event manažer. Přesto byste při plánování akce neměli zapomínat právě na tyto základní kroky.
Jednotlivé body jsou všechny stejně důležité a obsáhlé, proto jsem tento článek rozdělila do několika dílů. Celkově se budeme zaměřovat především na tu komerční část.
V první části probereme 3 hlavní body, které je vhodné řešit jako první. Už v tu chvíli, kdy víte, že akci budete organizovat.
Jak dlouho předem plánovat akci, aby se povedla? Začněte minimálně 3 měsíce dopředu!
Pokud chcete akci na místě, které patří mezi přední příčky oblíbených míst poloviny středních Čech nebo Moravy, musíte plánovat hodně dopředu a priorita mezi úkoly bude rezervace místa “venue”. To je pak třeba provést minimálně půl roku až rok dopředu
Už včera bylo pozdě. Tohle nejčastější uslyšíte od klienta, vy sami to několikrát odpovíte svým dodavatelům a je dobré mít tohle na paměti, aby vás to posouvalo vpřed. Určitě není vhodné používat frázi: “ještě je čas”.
Bude také rozdíl, pokud chcete workshop pro 30 lidí nebo firemní akci pro 200 lidí a nejlépe ještě s ubytováním. Tohle všechno je třeba zohlednit při plánování akce a připravit si priority, které je nutné vyřešit jako první.
Máte za úkol zorganizovat VIP akci pro obchodní partnery za 3 týdny? Všechno jde. Jen to chce zohlednit cíle, formát akce a zavčas odeslat Save The Date. Získáte čas navíc :)
Pokud spolupracujete s klientem dlouhodobě a máte představu o rozložení pravidelných akcí, počítejte s tím dopředu a mějte připravený kalendář milníků, aby vás něco nepřekvapilo.
Určitá flexibilita je v tomto případě namístě.
Když s tím počítáte, máte nasmlouvané dodavatele, je pak na individuální domluvě a rychlé improvizaci, jak celou akci přesunout. To se může stávat například, když otevíráte pobočku a není zkolaudováno nebo se objeví jiné technické faktory, které ovlivní termín akce. V tu chvíli nastupuje úplně jiný styl plánování - přeházíte svoje priority, harmonogramy. Ale i tak to musí mít svůj systém. Přesto doporučuji pro větší akci začít minimálně 3 měsíce předem.
Pozn. Můžete naplánovat svoji akci také na tzv. “punk”. Jako třeba moje kamarádka, která týden před svojí svatbou změnila místo:) ale to je jen pro otrlé duše a ne úplně použitelné pro firemní, komerční akci.
Na co myslet při plánování akce?
Ujasněte si, co je cílem akce
Za jakým účelem akci organizujete? Těch účelů může být několik, měly by kopírovat / reagovat na vaši strategii, marketingový plán. Nemusí to vždy znamenat jen okamžitý zisk.
Mezi účel akce můžeme zahrnout:
✓ Podpora značky, která v dlouhodobém hledisku přinese právě ten očekávaný zisk
✓ Získání nových kontaktů pro následné oslovení
✓ Prezentace obchodních cílů firmy
✓ Uvedení nového produktu / služby na trh
✓ Vzdělávání
✓ Oslava určitého milníku a poděkování obchodním partnerům
✓ Odměna pro zaměstnance
✓ Teambuilding - najít správného leadera v týmu
✓ Budování komunity
✓ Byznys networking
a další.
Odpovědí na účel akce vám pomůže při dalším plánování.
Určete si, co budete měřit a jak to také budete vyhodnocovat.
Cíle akce by měly být následně měřitelné.
Pokud chcete získat nové zákazníky, budete sledovat nejenom návštěvnost akce, atmosféru, zpětnou vazbu od obchodníků a managementu, ale také počet potenciálních obchodů, získaných kontaktů “leadů”. Nezapomeňte vše srovnávat s náklady a skutečným rozpočtem.
Odpovězte si vždy na otázku: Proč daný event dělám?
Měřit interakci na akci můžete například také podle použitých hashtagů na sociálních sítích, které si předem založíte. Pozor, musí být unikátní, abyste je dobře identifikovali.
Sledujte a “vybízejte” účastníky k interakci
Pokud to povaha akce nabízí, můžete využít určité aplikace (například Sli.do, Eventee, Myia, Attendify….), sledovat, kolik lidí je online a jak mezi sebou interagují.
Cíle si dávejte realistické.
Upřesněte si, kdo je návštěvník akce
Když připravujete marketingové kampaně, připravíte si persony. To stejné si připravte i pro váš event.
Napište si, ujasněte si, kdo je váš zákazník, kdo bude vaším hostem celé akce a co by si měl z akce odnést. Co má rád a reagujte na to, jak moc ho znáte a co o něm víte.
Jsou to podnikatelé na volné noze, rodiny s dětmi, nebo přímo specialisté v daném oboru, obchodní partneři? Jedná se o B2B nebo B2C zákazníky? Hosté budou převážně ženy ve věku 35 let? Nebo naopak generace Z.
Na každou takovou cílovou skupinu platí něco jiného. A vy musíte pracovat s jejich očekáváním a také nezapomínejte na jejich kulturu a odkud na vaši akci pojedou.
Příklad:
Pokud plánujete akci pro obchodní partnery, dodavatele, členy klubu - máte výhodu, že je znáte. Pracujte s tím.
Víte, že ocení zajímavé designové výrobky nebo rychlá auta? Vezměte je do hezkého showroomu, zkuste oslovit partnera nějaké exkluzivní automobilky. Můžete na to jít také kontrastem a pozvěte své hosty do industriální polorozpadlé haly, kde se prezentace produktů bude vyjímat.
Budete mít na akci partnery z vyšších vrstev? Víte však, že se rádi baví, mají dost toho všeho škrobeného chování? Pozvěte je na vaření guláše v kotlíku na ohni nebo na “kurz přežití”. Nebojte se být netradiční.
Chcete navázat na obchodní cíle firemní strategie a prezentovat výsledky čtvrtletí? Oprostěte se od šedých zasedaček a spojte to třeba s piknikem.
Co když potenciální hosty neznám?
Pracujte s tím, jaké hosty tam chcete vy a kdo je relevantní účelu akce a vaší značce, produktu nebo službě.
Organizujete vzdělávací workshop, ale o svých účastnících znáte jen pohlaví a že jsou začínající podnikatelé? Nabídněte jim možnost praktického networkingu. a určitou přidanou hodnotu, aby si něco odnesli. V případě maminek na mateřské dovolené neuškodí dětský koutek, hezké posezení u kávy, když si budou užívat danou akci.
Napište si, co mají potenciální účastníci společného a jaké mohou mít očekávání.
Například, pokud chcete díky akci odprezentovat výhody vašich bio výrobků, pozvete například hosty, kteří mají blízko k veganství, mají rádi zdravý životní styl a berou ohled na přírodu.
Ptejte se: Co takový návštěvník řeší a proč by přišel na moji akci.
Když budete znát svoji cílovou skupinu, pomůže vám to nejen v tom, kde ji budete hledat, ale také jak ji oslovíte a “zabavíte”.
Tip:
Pro ujasnění cílové skupiny a účelu akce si uspořádejte rychlý brainstorming se svým kolegou, spoluorganizátorem. Nebojte se požádat i vašeho klienta na úvodní schůzce. Postačí vám například magnetická tabule a post-it papírky. A když je zrovna nemáte po ruce, vezměte blok a nakreslete si myšlenkovou mapu. Takto jsme s Katkou plánovaly i první ročník konference Ženy v Byznysu. Ptejte se, odpovídejte a napište si známá fakta, které znáte. Od toho se odpíchněte. Tato myšlenková mapa vám pomůže i v dalších krocích - nejen pro připomenutí, ale také pro upřesnění formátu akce a programu.
Pokud nejste fanoušci kreslení, zkuste třeba online řešení, já znám Stormboard nebo Note.ly, případně také Coggle.it.
Pokud máte nějaké osobní zkušenosti, dotazy, určitě mi neváhejte napsat. Můžeme si svoje tipy vyměnit a poučit se pro další akce.
Příště se zaměříme na další 3 důležité kroky: Inspirace, Rozpočet a Formát akce