Díl 3: Jak připravit úspěšnou akci a mít klidné spaní? - tým a plán

Rok 2020 a spoustu dalších příležitostí, kdy budete organizovat akce. Pro klienty, pro vaše šéfy, týmy nebo třeba pro své blízké a svůj osobní branding. Akce obohatí virtuální realita, hlavní téma bude, jak zlepšit udržitelnost a společenská odpovědnost. Odvážnější vyzkouší umělou inteligenci, rozšířenou realitu a další nové technologie i vychytávky, jak efektivně uspořádat akci. A netradiční místa budou standardem.

jak-pripravit-akci-tym-a-plan

Ale základ zůstává stejný - jasný plán, nezapomínat na cíle akce a nezbláznit se z toho!


V předchozích článcích jsem se zaměřila na rozpočet, formát akce a na co nezapomenout jako první. Přesto bych ráda zdůraznila ještě poslední stavební kameny pro každý event a tím jsou tým a plán.


Důležitým bodem každé akce je tým


Bez toho by to totiž nešlo. Nejenom, že s týmem probíráte nápady, plány a krizové situace, ale můžete si často vypomáhat, když ten druhý nemůže.


Můžete říct, že akce organizujete sami a zvládáte, ale jen si sáhněte do svého vlastního svědomí, zda to tak opravdu je - s kým se radíte, s kým probíráte nápady a kdo vám dělá hostesku nebo produkčního na place. Málokdy jste na to sami.

 

Podle velikosti eventu a rozpočtu si postavte tým. Na začátku se to může zdát jako “zbytečný” náklad, ale ve výsledku vám to ušetří čas i nervy. Alespoň v té optimální variantě. 


Tým o velkém počtu nemusí být postaven hned ze začátku.

Když začínáte event plánovat, postačí vám společník, spoluorganizátor nebo si vystačíte sami. Postupně do toho můžete pak zapojit kolegu, který bude mít na starosti partnery, venue, někdo zase marketing, program a další součásti eventu.


Všechno nemusíte dělat sami


Pokud organizujete menší akci, kde to zvládnete sami, můžete zapojit například rodinu, kamarády nebo i dobrovolníky. Nemusíte hned objednávat placené hostesky. 

postavte-tym

Nicméně i tak zastávám názor - odměňujte i ty, kteří pro vás dělají “zdarma”.

Pořádek dělá přátele a v rodině to platí obzvlášť. Nemusíte jako odměnu používat jen finance, ale můžete to nakombinovat s nějakým pěkným dárkem a poděkováním.


V dnešní digitální době potěší i komplimentka doručená poštou, kurýrem.


Přesto k sobě buďte přísní, alespoň určitou dávkou upřímní. I když si myslíte, že to zvládnete všechno sami, právě pro ten klidný spánek je vhodné se s určitými úkoly podělit.

Delegujte.

I kdyby se mělo jednat o registraci hostů nebo nákup papírových tašek pro dárky. A delegujte včas!


Ujasněte si zodpovědnosti a jak spolu budete v kontaktu


Vždy je dobré si se spoluorganizátorem ujasnit role a očekávání v celém projektu, eventu. Usnadní vám to komunikaci a případné neshody.


Pro koordinaci mezi realizačním týmem si ujasněte, jaké nástroje budete používat, ať už se jedná o Google dokumenty, nástroj na správu projektů a úkolů - já používám například Asanu. Nezapomeňte také na aplikace pro prodej vstupenek a registraci účastníků v den akce.


Stanovte si pravidelné status meetingy


Ty můžete mít po telefonu, skypu nebo osobně, existují samozřejmě i jiné nástroje, ale to vše záleží na domluvě, aby to bylo praktické pro všechny. Když jsme organizovaly s Katkou konferenci Ženy v Byznysu, měly jsme týdenní statusy, a jak se blížil den konference, každé ráno probíhaly 5 minutové nahrávky po Whatsappu:

  • rychlý status úkolů

  • úkoly pro daný den 

Pokud jste na organizaci sami, udělejte si pravidelné kontroly i pro sebe - mějte každý večer před spaním 5 minut a napište si, co jste udělali a co uděláte zítra. Pomůže to urovnat myšlenky a třeba přijdete na něco, co ještě nemáte zařízené, zkontrolované. Ostatně tohle je dobré pravidlo i při jiných projektech než jen u organizace akce.


V týmu k sobě buďte upřímní. Nebojte se přiznat, že máte špatný den, nebo že jste to nestihli. Jen tak předejdete problémům při organizaci a můžete si pomoc. Od toho jste tým.

Přesto však musí existovat i určitá dávka sebereflexe.

Musí existovat dobrý plán celé akce!


Každý plán se bude lišit podle formátu, velikosti akce a celého programu. Ale mějte ho připravený. I kdyby byl jen na papíře a doma jste si odškrtávali, co máte hotové. 

  • Prostory - hotovo

  • Catering - v jednání

  • Hotová webová prezentace - hotovo

  • Jak budete celou akci prodávat? - v procesu

  • Seznam účastníků - hotovo

  • Seznam řečníků - hotovo

  • Příprava vizuálních prvků akce - to do

  • Odeslání pozvánek

  • Vymyslet program

  • Harmonogram akce - hodinu po hodině, minutu po minutě, nezapomínejte na rezervu

a další…


Co je třeba vyrobit - tady budou důležité deadliny.


Počítejte s rezervou nejen pro sebe, ale také kvůli třetím stranám. V létě vás mohou překvapit celozávodní dovolené a před Vánocemi dlouhé dodací lhůty.

Takových úkolů budete mít spousty, právě podle formátu akce.


Pro složitější akci si můžete plán rozdělit do hlavních sekcí a podúkolů (dílčích úkolů). Například Finance, Řečníci, Partneři, PR, Marketing, Venue, Účastníci, Dodavatelé, Priority a další. 


Vše závisí na vašem nastavení a stylu práce. Buď jste velký detailista a potřebujete mít ve všem systém a přehled, nebo to necháváte více na improvizaci a reagujete na vzniklé situace až nastanou.



mejte-jasny-plan-svoji-akce

Improvizace je určitě namístě, ale podle mě až v daných vzniklých situacích na místě akce, kdy už to nemůžete ovlivnit.


Plán by měl také obsahovat statusy daných úkolů, zodpovědné osoby, deadliny. Bude také obsahovat úkoly od A do Z, od počátku plánování akce až po samotnou realizaci a dny po akci. V den akce to totiž nekončí.


Nezapomínejte také na důležité milníky a jak budete event propagovat směrem k veřejnosti / cílové skupině. Od pozvánek, webové stránky nebo registrační formuláře.

 

Den před akcí pak posílám celému organizačnímu týmu a zúčastněným ze strany zadavatele krátkou sumarizaci, případné instrukce a ujišťuji se tak, že jsme všichni připraveni na den “D”. Budete se divit, ale už párkrát jsem den před akcí dostala zprávu, že si hosteska myslela, že je to až od 2 dny později apod. Jak se říká, důvěřuj, ale ověřuj.


Jaký nástroj použít pro plánování akce?


Nástrojů je v dnešní době mnoho, každý si musí najít ty svoje vlastní, které jsou pro něj nejpraktičtější. Já k plánování akcí používám především online nástroje, které jsou dostupné zdarma, například Google dokumenty a Asanu. Je to také vhodné pro kooperaci ve více osobách.

Ale na co nedám dopustit je také papírový blok, který nosím všude s sebou a klasické post-it papírky.

Ty mám v týdnech plánování vylepené na místě, kde je uvidím každé "ráno". Většinou duplikují Asanu nebo spíše doplňují - na začátku ve shonu využiji papírky, abych na něco nezapomněla a večer před odchodem z kanceláře přepisuji do Asany. Případně mi také slouží jako vytáhnutí si priorit, co je třeba v ten den určitě posunout. 


Není lepší odměna, když můžete papírek zmačkat a vyhodit, že jste úkol splnili:) 


Papírový blok poslouží pro úvodní meeting a cíl akce - já tvořím myšlenkové mapy pro ujasnění všech “stavebních kamenů”, o který se píše jednotlivých dílech tohoto seriálu. Ale poslouží skvěle také při vyjednávání s partnery - vypadá to efektně a ne vždy je nutné vytahovat “tablet”.


Co je součástí každé akce a nesmíte na to určitě zapomenout?


Catering


Občerstvení je opravdu důležitá součást každého eventu. Návštěvníci nemohou být hladoví, myslete na to už od začátku akce. Akce je už od rána? Nezapomeňte na kávu a nějakou malou snídani. A pokud občerstvení zajištěno není, upozorněte na to návštěvníky předem.


Složení cateringu by mělo odpovídat formátu akce, rozpočtu a programu, během dne se může lišit. Je také vhodné mít více přestávek, coffeebreaků, aby návštěvníci nebyli hladoví a bez energie. A zároveň měli čas na networking. Pokud chcete, aby zůstali soustředěni, nevybírejte pro složení cateringu guláš se šesti a vydejte se třeba lehčí formou občerstvení. U žen se nemusíte bát vegetariánské kuchyně. V dnešní době ji ocení i muži.

  • Kombinujte sladké, slané, ovoce a saláty. 

  • Ne vždy musí být jen teplý catering. 

  • Vyhýbejte se aromatickým sýrům, rybám a cibuli, s česnekem.

  • Myslete na alergie. 

  • Nebojte se být netradiční, pokud to povaha akce dovolí.

Pořádáte firemní akci od zadavatele (klienta) a ten svůj tým, hosty zná?


Nebojte se zeptat, co je pro něj kritériem pro výběr a složení cateringu. Můžete se často dostat k informaci, jaké nechtějí pivo nebo, že opravdu chtějí ochutnat vína předem. Často se také předem organizuje ochutnávka cateringu. Ale to se vše odvíjí od důležitosti a povahy akce. 


Konference pro 150 a více lidí má stejně tolik chutí. Tedy buďte univerzální. 

Pozn. Nejčastější “kámen úrazu” je káva. To je věčný problém. Myslete na to dopředu. Když nemáte kvalitní stroje, nabídku a musíte nabídnout kávu v termoskách, zkuste nakoupit alespoň tu nejkvalitnější nebo vybídněte návštěvníky, že lze koupit kávu na vlastní náklady přímo od obsluhy v restauraci v daném prostoru. Nebojte se to říct. Zkuste vymyslet možnosti spolupráce s nějakými partnery přes kávu. Hledejte cesty, jak to zjednodušit, ale ne na úkor kvality.


První dojem vyhrává


Už při příchodu návštěvníků na akci je dobré myslet na první “wow” efekt. Ať už to jsou balonky u stropu, usměvavé hostesky u prezentace a dárkové taštičky, velká LCD obrazovka s nějakým zajímavým textem, vizuálem dle konceptu akce, skvělý uvaděč s bublinkami nebo kvalitní směrovky, kdy návštěvník nemusí hledat šatnu a hlavní sál. Ano a toalety. Tohle všechno může první dojem ovlivnit. 


Nezapomínejte na detaily i při plánování dekorací! A v případě konference nápadité dárky pro řečníky.


Pracujte s prostorem a co nabízí.

Partneři a dodavatelé akce


Většinou se akce neobejdou bez partnerů, sponzorů akce. Myslete na ně a dejte jim dostatečný prostor pro jejich prezentaci. Snažte se být individuální ke každému z nich. Ano, i partnerům a dodavatelům nabídněte občerstvení. 


Nezapomínejte na záznam akce


Fotografie, video, instastories, livestream - mluvte se svými účastníky před akcí, během akce i po eventu.


Zpětná vazba a co se děje po akci


Akci máte za sebou. Je třeba zjistit, zda se naplnil cíl. Vyhodnoťte si v týmu, co se povedlo a co ne. Napište si rovnou, na co si dát pozor pro příště. Až budete zase organizovat podobnou akci, lehce na zapomenete. 


Pokud jste hostům slíbili nějaký bonus, jako například prezentace, tajné tipy od řečníků, nezapomeňte slib dodržet a přidejte to do děkovacího emailingu, který budete posílat všem hostům. 


Pokud máte na akci fotografa, můžete sdílet vybrané fotografie z akce ještě ten den, večer. Je to hezké gesto a návštěvníci jsou často plní dojmů a potěší je to a budou to sdílet. 


Pokud jste akci organizovali pro klienta, zeptejte se také na jeho dojem a zpětnou vazbu. Často dostává právě on feedback od obchodních partnerů, hostů. 

Pokud má akce za cíl podporu brandu na veřejnosti, nezapomínejte na tiskovou zprávu a PR podporu.

 

Poučte se pro příště a sbírejte zpětnou vazbu


Ptejte se návštěvníků - co se jim líbilo, co by udělali jinak. Pošlete jim online dotazník do emailu. Nejlépe ještě druhý den po akci, dokud si vše dobře pamatují.


Poděkujte jim za účast a pokud si myslíte, že vám dotazník nevyplní jen tak, nabídněte jim za to nějakou odměnu. Třeba speciální template pro byznys plán. Pokud to bylo součástí vaší akce:)


A jak tedy mít to zmiňované klidné spaní?


Mějte checklist.

Na nočním stolku stačí malý bloček a tužka - když si na něco vzpomenete, napište si to. Pomůže od toho, abyste na to museli myslet celou noc. Já používám například nástroj Google Keep. Ten mám synchronizovaný i s počítačem, mobilem a zapisuji si tam všechno, co mě napadne, podle různých “nástěnek”.


  • Když máte pocit, že se to na vás sype - koukněte do svého plánu a ujistěte se, že jste dobří, a že to dáte!

  • Koukněte se na to okem - svým, návštěvníka akce a případně zadavatele. 

Já si dělám vizualizaci “cesty” daného účastníka od doby, kdy vkročí ke vstupu akce. 


Tip: vizualizujte si potřeby návštěvníka už i v době, kdy dostane Save the Date. Tam to totiž začíná. Začne řešit dress code, jak se tam dostane a kde případně zaparkuje. Ulehčete mu cestu jeho plánování už na začátku.

Vyvarujete se pak různých krizových situací na místě a v den akce, kdy nemáte tolik času brát telefony a odpovídat na dotazy.

Připravte se psychicky i na to, že všechno nebude 100%. I když zkoušíte ještě hodinu předem ozvučení, vypadne zvuk nebo WiFi připojení. Nepojede metro a řečník si splete den akce. To všechno se může dít.


Mějte připravený plán B, a potom ještě plán C.

Poučte se z předchozích akcí. A pokud je to vaše první - nebojte se zeptat zkušenějších.

Mějte skvělé akce!

A pokud máte nějaké podněty, chuť probrat vaši akci - ozvěte se.