Díl 2: Jak připravit úspěšnou akci a mít klidné spaní - formát a styl akce

V předchozím článku jsme rozebrali první základní “stavební kameny”, na které je důležité si odpovědět, abyste docílili očekávaného výstupu díky vaší akci. Ale to není všechno! Je dobré se inspirovat u někoho jiného, poučit se z toho, co nedělat a co naopak funguje. Stejně tak svoji důležitou úlohu hraje rozpočet. Bez toho se obejde opravdu málokdo, a pokud organizujete akci pro vašeho klienta, bude to kromě kreativního konceptu, jeden z vyžadujících dokumentů na meetingu.

Podívejte se, jak to dělá někdo jiný


Je to svým způsobem analýza toho, co už na trhu a v oboru existuje, jak můžete svoji akci obohatit, čeho se vyvarovat, jak to dělal někdo jiný. Zeptejte se také svých kolegů z oboru. Mohou vám dát tip, který vás hned nenapadne a oni s tím mají zkušenost. Doporučuji také inspiraci v zahraničí.


Zajímavým zdrojem nápadů je Pinterest. I když tam nenajdete přesně to, co hledáte, inspirujte se a přizpůsobte si to k obrazu vlastního eventu. Na pinterestu se vyplatí hledat podle klíčových slov a ty “skládejte k sobě”.

Ujasněte si formát a styl akce


Bude to akce na jedno odpoledne, dva dny nebo na celý víkend? Jedná se o zábavnou akci nebo je nutné zahrnout i určité části formalit, jako například projev jednatele? Nezapomeňte, co člověk / klient, to jiné očekávání. 


Odpovězte si také znovu na dotaz “co si má návštěvník z akce odnést”. Má se “jen” dobře pobavit, nebo se něco naučit? Častým důvodem je také zapamatování vašeho brandu nebo stmelit tým.


Pokud je to odpolední akce pro rodiny s dětmi a přitom se jedná o byznys akci, myslete na detaily. Připravte si všechny scénáře, které mohou nastat. Jako například situace, kdy se děti nudí a vyžadují pozornost u rodičů.


Pracujte s tím, co nabízí místo akce (pokud ho už znáte).

Má nějakou naučnou stezku? Má tělocvičnu nebo dětský koutek? Když ho dané místo nenabízí - vytvořte si ho. Počítejte s animačním programem pro děti a věřte, že rodiče vám budou vděčný. Budou si moci v klidu vypít skleničku a užívat si networking. U animačního programu myslete na rizika, které mohou s dětmi nastat - souhlas rodičů, ostré předměty, pokud budete něco vyrábět a jiné.


To vše se také odvíjí od cíle akce.

format-a-program-eventu

Pokud chcete získat kontakty, formát a styl akce přizpůsobte formát tomuto cíli. To můžete provést zajímavou soutěží nebo tombolou, pokud je k tomu vhodná cílová skupina.


Nezapomínejte na GDPR souhlas.


Pokud se třeba bude jednat o podporu brandu jako takového a zároveň získání kontaktů na relevantní zákazníky - uspořádejte den otevřených dveří se zábavný programem a nebo třeba workshop, který bude zaměřený na určité téma.


Tip: Pamatujte, že workshop je o oboustranné interakci, není to jen přednáška.

Chcete eventem sdělit příběh značky a její historii? Zapojte do samotné akce také svoje zaměstnance, kdo jiný než oni tvoří příběh firmy.


Potřebujete sdělit zaměstnancům cíle a strategii na další rok? Proč to neudělat jinak a pozvat je někam, kde spojíte příjemné s užitečným? Bude to zároveň jako bonus a teambuilding a nemusí to stát miliony.

Příklad: Doprava vlakem, výšlap k Lesnímu baru s opečením buřtů, nějakým plněním úkolů a závěr na horské chatě s přespáním, kdy druhý den proběhne potřebná formální část.

Styl akce se může také lišit tím, jestli se jedná o sportovní dny, nebo večerní formální akci. Na sportovní dny pošlete účastníkům přesnější popis toho, na co by neměli zapomenout. Předejdete tak nepříjemným situacím a hlavně špatnému pocitu účastníků. 


Zajímavým příkladem je také projekt Eshopista.cz, kteří pořádají různé formální i neformální akce a budují tak komunitu kolem sebe a nenuceně tak budují brand společnosti hlavního organizátora. 


Na večerní formální pártypostačí zmínka o dress code a kdy akce začíná. Tohle všechno je dobré si ujasnit než začnete připravovat akci a zvát hosty.


Tip: Přesto je vhodné mít vždy “náhradní produkční KPZ” u sebe. Jako jsou třeba pláštěnky nebo chrániče na podpatky, pokud je akce venku.

Také záleží, zda je akce tajná a nebo chcete odkrýt vše hned na začátku. To bude potom souviset s celkovým konceptem a komunikací.


Hosté se musí bavit..... 


U plánování celkového programu mějte opět na paměti cílovou skupinu akce. Například u akce pro pozvané hosty, kde se jedná především o prezentace a networking, není nutný přehnaný program. Postačí například prezentace kvalitního rumu, dobrý catering, dostatek přestávek pro networking a hudba v pozadí. Ozvláštnit to můžete nějakým bonusem, ať už módní přehlídkou, prezentací designového produktu nebo třeba virtuální realitou. Nebojte se jít i do něčeho netradičního, čím můžete hosty překvapit.



format-a-styl-akce

Důležité je promyslet daný harmonogram, co vše stihnete a nebylo to pro účastníky příliš nucené. Chcete, aby probíhal networking za účelem obchodu, kontaktů? Neplánujte povinnou zábavu, třeba jako řízená ochutnávka vína. I to lze udělat nenuceně.


Při rozhodování o formátu akce vám může také pomoci zpětná vazba z minulého ročníku a také se nebojte zeptat svých kolegů. Nebuďte příliš komerční a nechejte účastníkům určitou dávku nenucené a přirozené zábavy.


Pamatujte také na to, že není nutné za každou cenu akci “přeplácat” moderními technologiemi, programem a dalšími vychytávkami. Stále je důležité, aby byl event srozumitelný především pro účastníky.


Rozhodnutí o termínu akce je vždy peklo na zemi


Podle formátu akce je vhodné najít optimální termín. Ale pozor, není to úplně jednoduché. Berte v úvahu svátky, jarní prázdniny, sezónnost, podobné akce ve stejný termín. U soukromé akce to zase mohou být jiné důvody. Jedná se o cílovou skupinu lidí z officu, kteří si to platí ale sami pro svůj rozvoj? Vyberte večerní čas. Nebo naopak snídani. 


Když pořádáte konferenci nebo workshop - je vhodné si udělat průzkum, jak se časově pohybují akce podobného typu a pak nezbývá nic jiného, než to risknout. A oznámit termín, co nejdříve.


Ujasněte si místo akce


Spolu s termínem, formátem akce si ujasněte místo akce nebo minimálně specifikaci takového místa, abyste se mohli pustit do hledání. To vše se promítne do rozpočtu nebo naopak dle rozpočtu budete takové místo hledat. 

ujasnete-si-misto-akce

Tip: Můžete si také zahrát na “secret akci” a účastníka zapojit do příběhu akce a tím opět získáte čas - najít správné místo.

Přesto však neotálejte, oblíbená místa jsou brzy plná


Podle formátu akce a cílové skupiny budete také vybírat styl oznámení. V dnešní době vyhrávají sociální sítě, emailingy, ale pokud se jedná třeba o nějakou důležitou akci pro obchodní partnery, klienty - nebojte se použít tištěnou pozvánku a tu pak doplňte o email a soukromou FB událost.


Odvíjí se to pak od kreativního konceptu akce.


Důležitým prvkem každého eventu je rozpočet.


Stejně jako pro marketingové kampaně, tvorbu e-shopu nebo stavbu domu:) potřebujete rozpočet. Bez rozpočtu nezjistíte, za kolik prodat vstupenku, nezjistíte kolik můžete věnovat do akce z vlastních prostředků a za kolik je nutné sehnat partnery.


Bez rozpočtu nebudete moci vyhodnotit celou akci. Jaký byl plán, o kolik jste prodělali a v té lepší variantě, kolik jste vydělali. 

Do rozpočtu si zaneste vše, co vás napadne. I kdyby tam měla být nulová částka, tak ji tam dejte. Nikdy nevíte, kdy se to může změnit. Do rozpočtu si také přidejte očekávané příjmy - například od partnerů akce nebo z prodeje lístků. 


Nezapomínejte na marketing. A je dobré si ujasnit, jaké ceny si zapisujete - včetně DPH nebo bez DPH. 

Je to akce, kde prodáváte vstupenku a stále nevíte, za kolik lístek prodat? Doporučuji si udělat průzkum podobných akcí kolem vás, spočítat si náklady, zvážit váš brand, historii, a to vše zanést do ceny lístku. 


Nastavte strategii a laťku, přes kterou nechcete jít. Pracujte i s tím, že je lepší dát o trochu vyšší cenu, abyste měli prostor pro “výhodnější ceny” pro určité organizace a zájmové skupiny v rámci spolupráce. Třeba právě barter za propagaci. Ale vše závisí na strategii eventu.


Mezi náklady můžete zahrnout:

  • odhad vašeho času

  • náklady na organizační tým

  • pronájem prostorů

  • technika, catering, ubytování

  • catering a dekorace

  • řečníci

  • program

  • logistika

  • marketing (vizuály, tisk, spending na reklamu, PR)

  • další materiály a dárky

  • počítejte také s rezervou, ne vždy naplníte celou kapacitu (pokud se třeba jedná o konferenci)

Na internetu existuje mnoho šablon pro rozpočty eventů. Ale je dobré si to přizpůsobit povaze vaší akce. Postačí vám třeba jednoduchý vámi vytvořený rozpočet v Google sheet. 


V příštím díle se zaměříme na tým a plán akce.